Mailarchivierung nach Abgabenordnung

[Micha M.]

Hallo Herr Dornblut,
danke für die Antwort...
Ich teile die darin vertretene Auffassung aber nur sehr begrenzt...

Hallo Micha M.,
die Anforderungen hierfür können sehr unterschiedlich sein und unterscheiden sich je nach Firma. Daher sind spezielle Lösungen dafür eher ein Nischenmarkt und ein allgemeines Produkt lohnt dafür nicht, da die Entwicklungskosten enorm hoch wären. Auch rechtlich sind sehr viele Dinge zu beachten, wenn man das quasi zertifiziert anbieten möchte. Via Office 365/Exchange können die meisten damit zusammenhängenden Anforderungen abgedeckt werden, müssen aber speziell konfiguriert werden. Eine "allgemeine" Anleitung dazu ist mir jedoch nicht bekannt.

Es handelt sich entgegen Ihrer Annahme nicht um eine "Nische", sondern die gesamte geschäftliche und steuerrelevante digitale Korrespondenz ist zu archivieren. Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.
Da dies wohl fast jeden Unternehmer in Deutschland betrifft, kann von Nische keine Rede mehr sein!
Es gibt auch eine recht etablierte Lösung (https://www.mailstore.com/) sowie einige weitere "Newcomer" in dem Bereich. Das große Problem bei der Konfiguration ist ja nicht die "eingehende" Email, denn die könnte als Kopie ja an ein Sammel- bzw. Archiv-Postdach weiter geleitet werden.
Bei der ausgehenden Email von verschiedenen Geräten (einschließlich Weboberflächen) wird es ohne Zutun auf Ihrer, also der Provider-Seite schwierig.
Es großer Wettbewerber bietet inzwischen genau hierfür eine passende Lösung. Die können das also auch sehr universell für alle anbieten. Warum nicht auch DF? Es wäre wie schon gesagt, eine 1a Kundenbindung...

Da ich doch wohl nicht als Einziger Reseller bei DF das Problem für Kunden lösen muss, stellt sich immer noch die Frage, wie meine Kollegen das hier für ihre Kunden lösen?
VG
Micha

[Nils Dornblut]

Hallo Micha M.,

die Anforderungen hierfür können sehr unterschiedlich sein und unterscheiden sich je nach Firma. Daher sind spezielle Lösungen dafür eher ein Nischenmarkt und ein allgemeines Produkt lohnt dafür nicht, da die Entwicklungskosten enorm hoch wären. Auch rechtlich sind sehr viele Dinge zu beachten, wenn man das quasi zertifiziert anbieten möchte. Via Office 365/Exchange können die meisten damit zusammenhängenden Anforderungen abgedeckt werden, müssen aber speziell konfiguriert werden. Eine "allgemeine" Anleitung dazu ist mir jedoch nicht bekannt.

Mit freundlichen Grüßen

Nils Dornblut

[Micha M.]

Mich würde mal interessieren, wie andere eine Gesetzeskonforme Mailarchivierung nach Abgabenordnung hinbekommen?
Um einmal als Beispiel "Mailstore" zu nehmen:
Wenn ich dort alle eingehenden Emails "abtanke", habe ich aber immer noch das Problem bei ausgehenden Emails (vor allem bei mobilen Devices und gleichzeitigem Einsatz von z.B. Outlook auf dem Desktop), daß die ausgehenden Mails ja nicht unbedingt ausgeleitet werden.
Hat hier jemand schon Erfahrungen sammeln können, wie das in Verbindung mit DF sauber zu lösen ist?

Es gibt inzwischen andere Provider, welche diese "Marktlücke" erkannt haben und das als Dienstleistung anbieten. Warum das DF nicht auch macht, ist mir schleierhaft... Man überlege sich doch nur mal, was das für die Kundenbindung bedeutet, wenn dieser ja noch 10 Jahre lang seine Emails archiviert vorhalten muss?!