Mailarchivierung nach Abgabenordnung

[Nils Dornblut]

Hmm, ist es nicht so, daß Sie hierzu im Rahmen einer Selbstauskunfsanfrage nach DSGVO Art. 15 Auskunft geben müssen, denn letztlich dürfte das doch Bestandteil Ihrer TOMs sein, da ja in solchen Emails auch meine eigenen Daten als Reseller gespeichert werden...

Wir stellen den Datenschutz hierbei natürlich sicher und beschreiben technische und organisatorische Maßnahmen an sich. Das schließt allerdings nicht die Nennung von genutzten Systemen ein. Gerne können Sie das im Detail alles nachlesen, wie wir mit Ihren Daten umgehen:

https://www.df.eu/de/datenschutzrichtlinie/

Sollte es dazu Nachfragen geben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Mit freundlichen Grüßen

[Micha M.]

Hmm, ist es nicht so, daß Sie hierzu im Rahmen einer Selbstauskunfsanfrage nach DSGVO Art. 15 Auskunft geben müssen, denn letztlich dürfte das doch Bestandteil Ihrer TOMs sein, da ja in solchen Emails auch meine eigenen Daten als Reseller gespeichert werden...

[Nils Dornblut]

Nochmal blöd gefragt:
Auf welche Archivierungs-Lösung für die revisionssichere Email-Archivierung setzt eigentlich DF selbst?

Das ist abhängig von den jeweiligen Systemen und Details dazu können wir leider nicht kommunizieren, wofür wir um Verständnis bitten.

Mit freundlichen Grüßen

Nils Dornblut

[Micha M.]

Nochmal blöd gefragt:
Auf welche Archivierungs-Lösung für die revisionssichere Email-Archivierung setzt eigentlich DF selbst?

[Micha M.]

Was ist da anders, als z. B. Thunderbird grundsätzlich beim Senden eine Blindkopie (BCC) an die gewünschte Adresse schicken zu lassen?

Und weil nicht jedes Mailprogramm (vor allem auf Handys) kein BCC als Dauerzustand hinzufügen kann...

[jjknw]

Was ist da anders, als z. B. Thunderbird grundsätzlich beim Senden eine Blindkopie (BCC) an die gewünschte Adresse schicken zu lassen?

Weil das auf jedem Endgerät/Client extra konfiguriert werden muss. Wenn das am Server zentral konfiguriert ist, muss man darauf nicht mehr achten...

[Chr. Zachrai]

Meine Lösung geht nun erst Mal einen anderen Weg: für ausgehende Emails habe ich nun einen Relay-Provider, der für ausgehende Emails die Modifikation des Mailheaders mit einem BCC erlaubt. In Verbindung mit Kopie für eingehende Email an das Selbe Sammel-Postfach wie der BCC und entsprechender Betriebsvereinbarung, kann dann aus einem Sammelpostfach per Archivierung alles abgeholt werden.

Was ist da anders, als z. B. Thunderbird grundsätzlich beim Senden eine Blindkopie (BCC) an die gewünschte Adresse schicken zu lassen?

[Micha M.]

Aber POP3 macht aufgrund der fehlenden gesendeten Nachrichten wohl eh wenig Sinn.

DAS ist ja genau der Aufhänger für das Problem hier! Wenn DF eine Ausleitung per Regel erlauben würde, wie es ja auch bei eingehender Email der Fall ist, wäre alles andere einfach lösbar.

Meine Lösung geht nun erst Mal einen anderen Weg: für ausgehende Emails habe ich nun einen Relay-Provider, der für ausgehende Emails die Modifikation des Mailheaders mit einem BCC erlaubt. In Verbindung mit Kopie für eingehende Email an das Selbe Sammel-Postfach wie der BCC und entsprechender Betriebsvereinbarung, kann dann aus einem Sammelpostfach per Archivierung alles abgeholt werden.

Bedauerlich ist nur, der ganze einhergehende Wickel, wie das Beschaffen eines weiteren ADVs usw...
Leider traurig, daß es immer mehr Dinge gibt, wo DF immer weiter hinter den Wettbewerb fällt und neue Alleinstellungsmerkmale auch gar nicht erst aufbaut.

[Nils Dornblut]

Nein, POP3 geht auch. Ebenso Exchange.

Es sei noch darauf hingewiesen, dass es POP3 in der Form eigentlich bei uns nicht gibt, alle Postfächer sind IMAP-Postfächer. Wenn da etwas gelöscht wird, dann ist die E-Mail natürlich weg und durch zeitlich nachgelagerte Archivierungssysteme nicht mehr erreichbar. Aber POP3 macht aufgrund der fehlenden gesendeten Nachrichten wohl eh wenig Sinn.

Exchange ist per IMAP abfragbar. Für ManagedExchange finden sie die nötigen Daten im Kundenmenü und bei O365 ist es beispielsweise auch hier beschrieben, falls mal jemand danach sucht:

https://blogs.technet.microsoft.com/...-365-postfach/

Mit freundlichen Grüßen

Nils Dornblut

[Chr. Zachrai]

Das klingt schon mal nach eine verwertbaren Lösung... Aber POP3 müsste man dann vergessen? Geht Exchange damit auch?

Nein, POP3 geht auch. Ebenso Exchange.

[Micha M.]

Meine Lösung habe ich mit ecoMailZ gefunden. Bei mir läuft das als Docker-Image auf einer Diskstation und holt die Mails nahezu live im IMAP-Postfach ab und archiviert sie den Vorgaben entsprechend. Sowohl den Posteingang, als auch den -ausgang. Dirket in Thunderbird kann ich noch sehen, wie der Archivierungsstand ist. Mit mehr Nutzern sollte das aber sicher besser auf einem richtigen Server laufen.

Parallel dazu läuft noch ecoDMS zur revisionssicheren Archivierung der Rechnungen etc.

Und wenn mal Schluss ist, brauche ich das Backup der Archive nur für 10 Jahre aufbewahren. Es fallen aber keine weiteren Kosten für die 10 Jahre an.

Das klingt schon mal nach eine verwertbaren Lösung... Aber POP3 müsste man dann vergessen? Geht Exchange damit auch?

[Chr. Zachrai]

Ich hatte auch erst mit einer Online-Option für die Archivierung geliebäugelt. Bin dann aber ganz schnell davon ab. Ein Wechsel des Anbieters wäre hier letztlich nur mit großem finanziellen Aufwand möglich. Schließlich muss man ein angelegtes Archiv auch nach Abschluss aller Aktivitäten noch für 10 Jahre vorhalten (und bezahlen).

Meine Lösung habe ich mit ecoMailZ gefunden. Bei mir läuft das als Docker-Image auf einer Diskstation und holt die Mails nahezu live im IMAP-Postfach ab und archiviert sie den Vorgaben entsprechend. Sowohl den Posteingang, als auch den -ausgang. Dirket in Thunderbird kann ich noch sehen, wie der Archivierungsstand ist. Mit mehr Nutzern sollte das aber sicher besser auf einem richtigen Server laufen.

Parallel dazu läuft noch ecoDMS zur revisionssicheren Archivierung der Rechnungen etc.

Und wenn mal Schluss ist, brauche ich das Backup der Archive nur für 10 Jahre aufbewahren. Es fallen aber keine weiteren Kosten für die 10 Jahre an.

[Micha M.]

Klar Aber dazu gehört auch, dass man vorher einen Plan aufstellt und schaut was man reinsteckt und herausbekommt bzw. wie viel Kunden man braucht, damit sich die Kosten amortisieren und man Gewinn macht. Wenn man mal annimmt, dass eine solche Entwicklung 300.000 Euro kostet und man jährlich wiederum 150.000 Euro für Wartung/Anpassung und Support reinstecken muss, dann muss man gegenrechnen, was man dann an Kunden braucht. Ich erinnere mich noch gut an die sechsstelligen Kosten die die Exchange-Integration verursacht hat und die Aufforderung des damaligen Geschäftsführers, dass ich bevor neue Dinge integriert werden können in "mein" Exchange (weil ich damals der größte Befürworter war), ich erst einmal x-tausend Kunden besorgen soll, die das abonnieren. Natürlich war das nicht ganz ernst gemeint, aber als Anekdote beschreibt es die Zusammenhänge wohl.

Ja, das das gewisse Forecasts benötigt, ist naheliegend. Jedoch frage ich mich, wenn das nie durchgerechnet wird, weil das der Geschäftsleitung erkennbar nicht klar ist, was das bedeuten "könnte", wird es auch niemals die Chance geben, mit einem solchen Produkt Geld zu verdienen... die Katze beißt sich in den Schwanz...

Mit der Integration in den GoDaddy Konzern muss man durchaus globaler denken. Kaum noch ein Anbieter entwickelt heute aufwendige Lösungen nur für einen Brand bzw. es lohnt sich dafür einfach nicht, weil die Kosten wie beschrieben immens sind. Wenn man es macht, muss man es so machen, dass man es auch anderweitig sozusagen einsetzen kann.

Ich glaube genau das ist es nicht, was Reseller gerne hören möchte, denn es bestätigt die schlimmsten Befürchtungen!
Man hängt also an einem Riesen der nicht mal im Ansatz in der Lage ist, die Deutsche Finanz-Bürokratie zu verstehen und den dadurch auf der DF-Zielgruppe lastenden Druck, mit dem man aber gutes Geld als Win-Win verdienen könnte.

Na ja, gut, da es da recht wenige Anbieter gibt, die sich in dem Terain bewegen, hat es wohl durchaus seinen Aufwand

Oder es wird von vielen (noch) nicht als interessante Idee erkannt... Also quasi wie hier gerade...
Es wäre nicht schlecht, wenn das wirklich mal jemand bewerten würde, der sich mit der GOBD auskennt und Zahlen parat hat, wie groß der zu erwartende Umsatz in diesem Bereich sein könnte. Ich bin aber überzeugt, daß mit zunehemnder Anzahl an Betriebsprüfungen in denen auf das Thema eingegangen wird, der Druck für eine Lösung bei den Kunden zunimmt. Und Geld verdient in diesem Bereich nur dann derjenige, der eine Lösung anbieten kann. Ihr Wettbewerber wird das nicht umsonst derzeit so anpreisen, daß es auch unsere gemeinsamen Kunden derzeit mitbekommen und danach fragen. Im Moment kann ich denen nur anbieten, daß sie dann dort hin wechseln, da ich nicht eine Lösung parat habe...

Wir sagen ja auch nicht, dass wir es nie machen werden. Es ist nur aktuell nicht im kommen. Schauen wir mal, vielleicht ergibt sich da was für die Zukunft.
Die Punkte sind shcon klar, man wird sehen, was sich für die Zukunft ergibt

Nur wie stellen Sie sicher, daß es überhaupt mal zur Beurteilung eines solchen Vorschlages kommt? Gibt es da Eskalations-Szenarion bei einem Produktmanager für Email, oder interne Teams bei denen Sie solche Vorschlage einfach mal abgeben, oder wie macht das DF?

Also ein Exchange-Postfach oder Artverwandtes sollte man diesbezüglich dann schon voraussetzen. Hier hat man alles integriert und kann zumindest viele Punkte direkt wie beschrieben einrüsten via O365.

Wie schon gesagt; Office 365 kann das glaube ich auch derzeit nicht so wie gefordert.
Ich denke man kann sicher jedem Kunden verkaufen: "Nimm ein Exchange-Postfach, da gibt´s die nötige Ausleitung und alles andere bauen wir dann". Die Kunden, die unter Druck diesbezüglich stehen, würden das dann auch sicher machen.
Aber nichtmal derartige Lösungen gibt es ja derzeit.
Ich kann also im Fazit den Kunden dann nur raten von hier zu wechseln, wenn sie das brauchen...

Rechtlich sehr schwieriger Punkt, weil dadurch leicht eine Überwachung möglich wäre. Wir haben das mal umfangreich diskutiert und prüfen lassen. Daraufhin wurde entschieden, das so nicht anzubieten.

Nein! Ist es überhaupt nicht! Und vor allem nicht Ihr Problem!
Wenn jemand das Postfach seiner Angestellten überwacht, löst er das sauber durch eine Betriebsvereinbarung oder Klausel im Arbeitsvertrag bzgl. Verbotes von privater Email am Arbeitsplatz. Weiterhin kündigt er die zentrale Archivierung sämtlicher Geschäftsrelecanter Vorgänge an. Alles andere wäre sowieso problematisch in Bezug auf die DSGVO. Danach hat der Arbeigeber jedes Recht in die Postfächer Einblick zu nehmen!
Es ist insoweit nicht problematisch, da der Arbeitgeber nach GOBD die Pflicht zu Archivierung hat und dieses Archiv ihm gegenüber auch nicht verschlossen sein muss.

Für den Hosting-Provider ist das insoweit egal, denn wäre es anders, dürften Sie auch keine Kopien eingehender Emails zulassen! Da sind ja auch oft die vorherigen Emails drin zitiert.
Für die geht es aber, lediglich für die ausgehenden nicht. Das ist also von der Logik schon unschlüssig.

Diesbezüglich müssen Sie den Service und die Betreuung anbieten. Am Account selbst lässt sich sicherlich schwer etwas verdienen, das ist richtig.

Naja, aber jetzt mal ernsthaft: warum soll ich etwas verkaufen, wo ich beim Verkauf nicht mitverdiene? DF hat dann einen Vorteil und ich nicht. Also kein win-win!
Das der Kunde mir hinterher meine Zeit bezahlen muss, die ich für ihn aufwende, steht auf einem anderen Blatt.
Warum ist DF nicht weiter konsequent, wie bei den meisten anderen Produkten und bietet die selben Kickbacks hier auch an? Dann würde ich mich auch nicht schwer tun, Leute von Exchange nach Office 365 umzu ziehen.

Nächste Problem ist auch daß man dann ja nicht mehr die Hauptdomain in gleicher Form weiter betreiben kann wie bisher, also Mischformen mit DF-Postfächern und O365-Postfächern nicht gehen. Also auch für den Kunden wenig Anreiz bestünde gewachsene Strukturen komplett über Bord zu werfen.

[Nils Dornblut]

Das verstehe ich nicht... denn Sie wollen doch Geld verdienen? Um Geld zu verdienen, beschäftigt man eben Teams, schafft Mehrwerte und begeistert damit Kunden. Das nennt man dann "Unternehmertum"...

Klar Aber dazu gehört auch, dass man vorher einen Plan aufstellt und schaut was man reinsteckt und herausbekommt bzw. wie viel Kunden man braucht, damit sich die Kosten amortisieren und man Gewinn macht. Wenn man mal annimmt, dass eine solche Entwicklung 300.000 Euro kostet und man jährlich wiederum 150.000 Euro für Wartung/Anpassung und Support reinstecken muss, dann muss man gegenrechnen, was man dann an Kunden braucht. Ich erinnere mich noch gut an die sechsstelligen Kosten die die Exchange-Integration verursacht hat und die Aufforderung des damaligen Geschäftsführers, dass ich bevor neue Dinge integriert werden können in "mein" Exchange (weil ich damals der größte Befürworter war), ich erst einmal x-tausend Kunden besorgen soll, die das abonnieren. Natürlich war das nicht ganz ernst gemeint, aber als Anekdote beschreibt es die Zusammenhänge wohl.

Der Markt bewegt sich, dann sollte DF sich auch bewegen. Weiterhin verstehe ich nicht was Sie mit "länderspezifischen Besonderheiten" meinen?! Soweit ich weiß gilt die GOBD nur in Deutschland, warum sollte man also irgendwas an dem Produkt für andere Länder anpassen, wenn man es dort gar nicht braucht?

Mit der Integration in den GoDaddy Konzern muss man durchaus globaler denken. Kaum noch ein Anbieter entwickelt heute aufwendige Lösungen nur für einen Brand bzw. es lohnt sich dafür einfach nicht, weil die Kosten wie beschrieben immens sind. Wenn man es macht, muss man es so machen, dass man es auch anderweitig sozusagen einsetzen kann.

Und die Anpassungen sind tatsächlich überall für alle Firmen 100%ig identisch:
Ein Schalter für jedes Postfach mit dem jeweils ein- und ausgehende Emails an ein zentrales Archiv (gerne auch wieder in Postfächer unterteilt, oder auch gesammelt als ein unveränderbares großes Sammelpostfach weiter geleitet werden - so machen es andere wohl auch) bei Bedarf weiter geleitet werden. Eine Weboberfläche die eine Revisions-Schnittstelle für den Betriebsprüfer bietet. Vielleicht noch eine Löschfunktion, die mails älter als 10 Jahre entfernt. That´s it! Kein Hexenwerk!

Na ja, gut, da es da recht wenige Anbieter gibt, die sich in dem Terain bewegen, hat es wohl durchaus seinen Aufwand

Wir sagen ja auch nicht, dass wir es nie machen werden. Es ist nur aktuell nicht im kommen. Schauen wir mal, vielleicht ergibt sich da was für die Zukunft.

Im Gegenzug zwingen Sie nicht Ihre Kunden zum Wechsel weg von DF-Maillösungen, denn wer die GOBD erfüllen möchte, kann eigentlich Stand heute bei Ihnen kein Kunde mehr sein...
Die Archivierung können Sie dann noch verkaufen. Teurer als "normalen" Mailspeicher jedenfalls allemal.
Und wer so archiviert kommt auch für mindestens 10 Jahre nicht mehr von Ihnen weg. Die Lösung sollte also zumindest auch einzeln fort zu führen sein. Macht DATEV auch ganz ähnlich im Rahmen von Unternehmen Online und den dortigen Dokumentenspeicherungen. Und ich glaube, die verdienen mit diesen 10 Jahresfristen richtig gutes Geld...

Die Punkte sind shcon klar, man wird sehen, was sich für die Zukunft ergibt

Doch nur, wenn man sie über ein IMAP-Postfach / Exchange-Postfach versendet. Und POP? Dort landen sie im gesendete Objekte des jeweiligen Mailclients. Aber nie in einem zentral-Archiv.

Also ein Exchange-Postfach oder Artverwandtes sollte man diesbezüglich dann schon voraussetzen. Hier hat man alles integriert und kann zumindest viele Punkte direkt wie beschrieben einrüsten via O365.

Und hier liegt genau das Problem: wenn die DF-Mail-Server sich wenigestens so addressieren ließen, daß eine Ausgangsmail jeweils zusätzlich ausgeleitet würde, könnte man es selbst lösen, indem man ein Sammelpostfach dafür anlegt und dieses z.B. per Mailstore abholt...
Aber genau an dieser Stelle fehlt es...

Rechtlich sehr schwieriger Punkt, weil dadurch leicht eine Überwachung möglich wäre. Wir haben das mal umfangreich diskutiert und prüfen lassen. Daraufhin wurde entschieden, das so nicht anzubieten.

Das nächste Problem ist auch; warum sollte ich mir als Reseller die Mühe machen, Office 365 zu verkaufen, wenn ich dafür nix bekomme? Ich habe den Aufwand des Verkaufs, etc. und keine Einnahme dagegen.
Exchange, ja ok. da gibt´s ja was für, aber mit dem Anbieten von Office 365 säge ich doch am eigenen Ast auf dem ich sitze, also werde ich das so nicht anbieten.

Diesbezüglich müssen Sie den Service und die Betreuung anbieten. Am Account selbst lässt sich sicherlich schwer etwas verdienen, das ist richtig.

Mit freundlichen Grüßen

Nils Dornblut

[Micha M.]

https://www.tecchannel.de/a/office-3...ierung,2049568

Soweit ich das dort sehen kann, kann man zwar Mails dort achivieren, aber es handelt sich um eine rein "technische" Archivierung. Diese scheint jedoch nicht GOBD-Konform zu sein! Somit kann man es dann auch gleich lassen, oder eine x-beliebige (auch unvollständige) nutzen.

Wenn darüber hinaus Mehrwerte geboten werden sollen, wird es eine durchaus spezielle Sache. Diesbezügliche Anpassungen sind nur durch umfangreiche Entwicklungen möglich und diese wiederum müssen individuell auf Ansprüche einer Firma, jeweiligen länderspezifischen Besonderheiten und ggf. speziellen rechtlichen Vorgaben anpassbar sein. Es ist also weniger eine Nische als dann ein spezialisierter Bereich, wofür mein ein spezielles Team benötigen würde, was sich nur darum kümmert. Für ein einzelnes Produkt ist das wiederum recht viel Aufwand. Ggf. ergibt sich da in der Zukunf teine Zusammenarbeit mit einem Partner, was wiederum über uns angeboten wird.

Das verstehe ich nicht... denn Sie wollen doch Geld verdienen? Um Geld zu verdienen, beschäftigt man eben Teams, schafft Mehrwerte und begeistert damit Kunden. Das nennt man dann "Unternehmertum"... Der Markt bewegt sich, dann sollte DF sich auch bewegen. Weiterhin verstehe ich nicht was Sie mit "länderspezifischen Besonderheiten" meinen?! Soweit ich weiß gilt die GOBD nur in Deutschland, warum sollte man also irgendwas an dem Produkt für andere Länder anpassen, wenn man es dort gar nicht braucht?
Und die Anpassungen sind tatsächlich überall für alle Firmen 100%ig identisch:
Ein Schalter für jedes Postfach mit dem jeweils ein- und ausgehende Emails an ein zentrales Archiv (gerne auch wieder in Postfächer unterteilt, oder auch gesammelt als ein unveränderbares großes Sammelpostfach weiter geleitet werden - so machen es andere wohl auch) bei Bedarf weiter geleitet werden. Eine Weboberfläche die eine Revisions-Schnittstelle für den Betriebsprüfer bietet. Vielleicht noch eine Löschfunktion, die mails älter als 10 Jahre entfernt. That´s it! Kein Hexenwerk!

Im Gegenzug zwingen Sie nicht Ihre Kunden zum Wechsel weg von DF-Maillösungen, denn wer die GOBD erfüllen möchte, kann eigentlich Stand heute bei Ihnen kein Kunde mehr sein...
Die Archivierung können Sie dann noch verkaufen. Teurer als "normalen" Mailspeicher jedenfalls allemal.
Und wer so archiviert kommt auch für mindestens 10 Jahre nicht mehr von Ihnen weg. Die Lösung sollte also zumindest auch einzeln fort zu führen sein. Macht DATEV auch ganz ähnlich im Rahmen von Unternehmen Online und den dortigen Dokumentenspeicherungen. Und ich glaube, die verdienen mit diesen 10 Jahresfristen richtig gutes Geld...

Das verstehe ich nicht ganz? Im Regelfall landen doch alle E-Mails im Ordner Sent/Gesendete Elemente?

Doch nur, wenn man sie über ein IMAP-Postfach / Exchange-Postfach versendet. Und POP? Dort landen sie im gesendete Objekte des jeweiligen Mailclients. Aber nie in einem zentral-Archiv.

Und hier liegt genau das Problem: wenn die DF-Mail-Server sich wenigestens so addressieren ließen, daß eine Ausgangsmail jeweils zusätzlich ausgeleitet würde, könnte man es selbst lösen, indem man ein Sammelpostfach dafür anlegt und dieses z.B. per Mailstore abholt...
Aber genau an dieser Stelle fehlt es...

Schauen Sie sich bitte den von mir zwei Postings höher verlinkten Artikel an. Es ist dann ein spezieller Bereich

Ich glaube das geht damit eben leider nicht so...

Das nächste Problem ist auch; warum sollte ich mir als Reseller die Mühe machen, Office 365 zu verkaufen, wenn ich dafür nix bekomme? Ich habe den Aufwand des Verkaufs, etc. und keine Einnahme dagegen.
Exchange, ja ok. da gibt´s ja was für, aber mit dem Anbieten von Office 365 säge ich doch am eigenen Ast auf dem ich sitze, also werde ich das so nicht anbieten.